Автозаполнение
Функция Автозаполнение позволяет заполнять данными область ячеек по определенным правилам. Excel осуществляет поиск правила заполнения введенных данных для того, чтобы определить значения пустых ячеек. Если вводится одно начальное значение образца заполнения, то выделяется одна ячейка, если список с интервалом изменения данных, то необходимо выделить две ячейки,заполненные соответствующими данными.
- Введите данные в начальную ячейку или смежные ячейки (если задается правило заполнения).
- Выберите ячейку или ячейки, в которых установлено правило заполнения.
- Установите курсор мыши на Маркере заполнения (рис. 84), маленьком квадратике в правом нижнем углу активной ячейки.
- Перетащите мышью Маркер заполнения (по горизонтали или по вертикали) до последней ячейки, которую хотите заполнить по образцу.
- Отпустите кнопку мыши.
Рис. 84 . Маркер заполнения активной ячейки
Есть один полезный прием автозаполнения - это перетаскивание маркера заполнения при нажатой правой клавише мыши. При этом появляется контекстное меню, которое поможет выбрать способ автозаполнения (рис. 85).
Рис. 85
. Контекстное меню автозаполнения
Упражнение
Для каждой группы данных в зависимости от правила заполнения требуется ввести данные в одну или две смежные ячейки. Используйте автозаполнение для ввода следующих данных (табл. 21).
Таблица 21 . Примеры автозаполнения.
| Начальное значение | Ряды, полученные с помощью автозаполнения | |||
|---|---|---|---|---|
| среда | четверг | пятница | суббота | воскресенье |
| Январь | Февраль | Март | Апрель | Май |
| Квартал 1 | Квартал 2 | Квартал 3 | Квартал 4 | Квартал 1 |
| 1-я группа | 2-я группа | 3-я группа | 4-я группа | 5-я группа |
| 07.окт | 08.окт | 09.окт | 10.окт | 11.окт |
| 11.01.00 | 12.01.00 | 13.01.00 | 14.01.00 | 15.01.00 |
Для удобства работы в Excel существуют стандартные списки, содержащие названия дней недели и месяцев, доступные при выборе команды Параметры в меню Сервис (закладка Списки), а также списки, создаваемые пользователем (рис. 86).
Рис. 86
. Создание пользовательского списка
Стандартные списки в отличие от пользовательских нельзя удалить или отредактировать. Для создания или изменения пользовательского списка автозаполнения выполните следующие действия:
- Выберите команду Параметры в меню Сервис (Tools › Options), а затем закладку Списки (List).
- Укажите Новый список (New) в поле Списки (List).
- Введите элементы списка или сделайте изменения в поле Элементы списка и нажмите кнопку Добавить (Add), затем кнопку ОК .
Для удаления списка выделите его и нажмите кнопку Удалить (Delete).
Настоящая статья посвящена теме, может быть, и не новой, но, как показывают письма читателей, по-прежнему актуальной - автоматизации приложений Microsoft Office. Многие разработчики в процессе работы над своими проектами (неважно, с помощью какого средства разработки - Delphi, C++Builder, Visual Basic…) нередко применяют сервисы, предоставляемые Microsoft Office, например построение сводных таблиц и диаграмм с помощью Microsoft Excel, генерацию и печать документов с помощью Microsoft Word и т.д. Нередко пользователи, привыкшие использовать приложения Microsoft Office в повседневной работе, сами настаивают на применении в приложениях таких сервисов либо просто на сохранении отчетов и других документов в одном из форматов Microsoft Office. Отметим, что потенциальные пожелания подобного рода компанией Microsoft учтены достаточно давно - практически все, что в состоянии сделать пользователь любого приложения Microsoft Office с помощью меню, клавиатуры и инструментальной панели, может быть произведено и автоматически, то есть либо из VBA-программы, либо из приложения, созданного с помощью одного из средств разработки. Иными словами, приложения Microsoft Office являются программируемыми. Программируемость в общем случае означает возможность управления данным приложением с помощью макроязыков либо с помощью других приложений. Все компоненты Microsoft Office поддерживают один и тот же макроязык: Visual Basic for Applications (VBA), позволяющий создавать приложения непосредственно внутри документов Office (это называется «решения на базе Microsoft Office»). Управление же компонентами Office из других приложений осуществляется с помощью автоматизации (Automation, ранее - OLE Automation) - все приложения Microsoft Office являются серверами автоматизации (или COM-серверами). Для создания таких приложений пригодны любые средства разработки, позволяющие создавать контроллеры автоматизации (COM-клиенты). Наиболее часто для этой цели используется Visual Basic, но это могут быть и Delphi, и C++Builder, и Visual C++. Однако прежде чем обсуждать возможности тех или иных средств разработки, следует разобраться, что такое автоматизация.
Коротко об автоматизации
Автоматизация - это одна из возможностей, предоставляемых технологией Microsoft COM (Component Object Model). Не вдаваясь в подробности реализации этой технологии, заметим, что она используется приложениями (называемыми COM-серверами) для предоставления доступа к их объектам, а также к свойствам и методам этих объектов другим приложениям (называемым COM-клиентами), каковыми могут быть и средства разработки. Например, текстовый процессор, будучи COM-сервером, может предоставлять другим приложениям доступ к документу, абзацу, закладке с помощью соответствующих объектов. Для именования (и опознания) COM-серверов обычно используются специальные строковые обозначения - программные идентификаторы (Programmatic Identifier, ProgID). Они нужны для того, чтобы операционная система могла с помощью этих идентификаторов определить, в каком именно каталоге (или на каком компьютере локальной сети, если используется тот или иной способ удаленного доступа к серверу) расположен исполняемый файл сервера автоматизации, и запустить его на выполнение. О том, какие именно программные идентификаторы применяются для того или иного приложения Microsoft Office, будет сказано в разделах, посвященных этим приложениям.
Объекты автоматизации с точки зрения программирования мало чем отличаются от обычных объектов, знакомых нам из теории и практики объектно-ориентированного программирования. Как и обычные объекты, они обладают свойствами и методами. Свойство - это характеристика объекта; например, свойством абзаца (объект Paragraph) может быть его стиль (Style). Методом называется действие, которое можно выполнить с объектом (например, можно сохранить документ с помощью метода SaveAs объекта Document).
Нередко серверы автоматизации содержат наборы однотипных объектов, называемых коллекциями. Например, текстовый процессор может содержать коллекцию документов, а каждый документ - коллекцию абзацев.
Как узнать, какие объекты доступны в серверах автоматизации? Для этой цели в комплект поставки любого сервера автоматизации входит документация и файлы справки, описывающие их объектную модель. Если брать приложения Microsoft Office 2000, то это справочные файлы для программистов на Visual Basic for Applications VBAxxx9.CHM (для Microsoft Office 97 - VBxxx8.HLP соответственно). Отметим, что по умолчанию они не устанавливаются, так как нужны разработчикам, а не рядовым пользователям.
Вся информация об объектах, необходимая контроллерам автоматизации, содержится в библиотеках типов. Библиотеки типов хранятся в специальном бинарном формате и обычно представлены в виде файлов с расширениями *.olb или *.tlb, а также могут содержаться внутри исполняемых файлов (*.exe) или динамически загружаемых библиотек (*.dll). Библиотеки типов можно просматривать с помощью утилиты OleView, входящей в состав Microsoft Platform SDK, а средства разработки фирмы Borland содержат свои собственные утилиты просмотра библиотек типов.
Заканчивая это более чем краткое введение в автоматизацию, остановимся также на понятии связывания. Связыванием называется способ, с помощью которого переменная или класс приложения-контроллера ссылается на объект автоматизации. Таких способов существуют два: позднее связывание и раннее связывание.
Позднее связывание означает, что реальная ссылка на объект в переменной или классе появляется на этапе выполнения приложения-контроллера. Этот способ обычно более медленный, чем ранее связывание, но он доступен во всех средствах разработки, позволяющих создавать контроллеры автоматизации, и менее чувствителен к тому, все ли параметры методов перечислены при их вызовах в коде приложения-контроллера. При позднем связывании корректность вызовов методов проверяется в момент их осуществления, то есть на этапе выполнения приложения, а не на этапе его компиляции.
Раннее связывание означает, что реальная ссылка на объект автоматизации появляется уже на этапе компиляции. Поэтому в коде приложения-контроллера требуется ссылка на библиотеку типов (или на специальный модуль, являющийся интерфейсом к ней), и это приводит к генерации в этом приложении классов с теми же свойствами и методами, что и у объектов автоматизации, что делает возможными синтаксическую проверку имен методов на этапе компиляции и доступ к именованным константам, содержащимся в библиотеке типов. Отметим, однако, что далеко не все средства разработки, поддерживающие позднее связывание, осуществляют также поддержку раннего связывания.
Закончив экскурс в COM и автоматизацию, вернемся к вопросу о том, какие средства разработки удобно применять для создания контроллеров автоматизации.
VBA и средства разработки контроллеров автоматизации
Как уже было сказано выше, контроллеры автоматизации можно создавать с помощью различных средств разработки, и если вы уже используете какое-либо из инструментальных средств, поддерживающих создание контролеров автоматизации, можно именно им и воспользоваться. Единственное, что следует сделать - это узнать, поддерживается ли вашим средством разработки ранее связывание, если вы планируете его использовать. Примеры простейших контроллеров автоматизации (как правило, для Microsoft Word или Microsoft Excel), дающие представление о том, как вызываются методы сервера, обычно можно найти в комплекте поставки большинства современных средств разработки.
Освоение объектной модели автоматизируемого сервера можно начать с записи необходимой последовательности действий в виде макроса с помощью VBА. Создать макрос можно, выбрав из меню приложения Microsoft Office пункт Tools | Macro |Record New Macro. Просмотр полученного макроса в редакторе кода VBA обычно позволяет понять, как должен выглядеть код, реализующий эту последовательность действий.
Обсудив возможные средства разработки контроллеров автоматизации, можно наконец перейти к самим приложениям Microsoft Office, к их объектным моделям и к их использованию. В качестве средства разработки для приведенных ниже примеров используется Borland Delphi 5, но поскольку в них приводится последовательность вызова свойств и методов объектов Microsoft Office, перенос кода на другие языки программирования не должен вызвать особых затруднений. Если специально не оговорено, в данной статье во всех примерах используется раннее связывание.
Объектные модели Microsoft Office
Как было сказано выше, приложения Microsoft Office предоставляют контроллерам автоматизации доступ к своей функциональности с помощью своей объектной модели, представляющей собой иерархию объектов. Объекты могут предоставлять доступ к другим объектам посредством коллекций.
В качестве иллюстрации того, как выглядит иерархия объектов Microsoft Office, приведем небольшой фрагмент объектной модели Microsoft Word (рис.1):
Здесь мы воспользовались функциями GetActiveOleObject и CreateOleObject для подключения к уже запущенной копии приложения-сервера или запуска новой, если сервер не запущен, что приводит к тому, что в вариантную переменную помещается ссылка на объект Application соответствующего сервера.
Приведенная часть кода контроллера в других средствах разработки может выглядеть по-другому - она не имеет прямого отношения к методам объектов Office, так как обусловлена правилами вызова стандартных функций OLE в Delphi (за исключением вызовов методов Visible и Quit объекта Application). А вот все то, что должно быть вставлено вместо комментария «Здесь выполняются другие действия с объектами приложения Office», в разных средствах разработки должно выглядеть более или менее однотипно - используя созданную вариантную переменную, мы манипулируем методами и свойствами объекта Application.
В заключение сделаем одно маленькое замечание касательно числа параметров методов объектов автоматизации. В случае применения позднего связывания число указанных в коде параметров метода не обязано совпадать с их истинным числом (которое можно найти в описании объектной модели соответствующего приложения). В этом случае вполне допустимым является следующий код:
несмотря на то что метод Quit объекта Application в случае некоторых приложений Microsoft Office (например, Microsoft Word) имеет параметры.
При использовании же раннего связывания, например при создании контроллеров с помощью Delphi, следует более строго подходить к определению параметров - их число и тип должны соответствовать описанию методов в библиотеке типов. Например, в случае раннего связывания корректный код на Delphi для закрытия документа Word со значениями всех параметров по умолчанию будет иметь вид:
App.Quit(EmptyParam, EmptyParam, EmptyParam);
Исключением из этого правила является Visual Basic - это средство разработки позволяет не задумываться о числе параметров методов при написании кода.
Обсудив общие принципы создания контроллеров автоматизации и узнав, как это делается средствами Borland Delphi, мы можем перейти к рассмотрению автоматизации конкретных приложений Microsoft Office. Начнем с одного из самого популярных компонентов этого пакета - с Microsoft Word.
Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Word
Для приложения-контроллера доступны непосредственно следующие объекты:
Все остальные объекты Word являются так называемыми внутренними объектами. Это означает, что они не могут быть созданы сами по себе; так, объект Paragraph (абзац) не может быть создан отдельно от содержащего его документа.
Если вспомнить, что основное назначение Word - работа с документами, можно легко понять иерархию его объектной модели (фрагмент ее был показан на рис. 1). Основным объектом в ней, как иво всех других приложениях Microsoft Office, является объект Application, содержащий коллекцию Documents объектов типа Document. Каждый объект типа Document содержит коллекцию Paragraphs объектов типа Paragraph, Bookmarks типа Bookmark, Characters типа Character и т.д. Манипуляция документами, абзацами, символами, закладками реально осуществляется путем обращения к свойствам и методам этих объектов.
Ниже мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные с автоматизацией Microsoft Word. Если же вам встретилась задача, не совпадающая ни с одной из перечисленных, вы можете попытаться найти подходящий пример на Visual Basic в справочном файле VBAWRD9.CHM, либо, как уже было сказано выше, записать необходимую последовательность действий в виде макроса и проанализировать его код.
Создание и открытие документов Microsoft Word
Для создания примеров использования Microsoft Word можно использовать код создания контроллера, приведенный выше, и модифицировать его, заменяя комментарии кодом, манипулирующим свойствами и методами объекта Word.Application. Мы начнем с создания и открытия документов.
Создать новый документ Word можно, используя метод Add коллекции Documents объекта Application:
App.Documents.Add;
Как создать нестандартный документ? Очень просто - нужно указать имя шаблона в качестве параметра метода Add:
App.Documents.Add(‘C:\Program Files\ _ Microsoft Office\Templates\1033\Manual.dot’);
Для открытия уже существующего документа следует воспользоваться методом Open коллекции Documents:
App.Documents.Open(‘C:\MyWordFile.doc’);
Отметим, что свойство ActiveDocument объекта Word.Application указывает на текущий активный документ среди одного или нескольких открытых. Помимо этого к документу можно обращаться по его порядковому номеру с помощью метода Item; например ко второму открытому документу можно обратиться так:
App.Documents.Item(2)
Отметим, что нумерация членов коллекций в Microsoft Office начинается с единицы.
Сделать документ активным можно с помощью метода Activate:
App.Documents.Item(1).Activate;
Следующее, чему следует научиться - это сохранять документ Word и закрывать сам Word.
Сохранение, печать и закрытие документов Microsoft Word
App.Documents.Item(2).Close;
App.ActiveDocument.Close ;
Метод Close имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания) параметра, влияющих на правила сохранения документа. Первый из них влияет на то, сохраняются ли внесенные в документ изменения, и принимает три возможных значения (соответствующие константы рекомендуется описать в приложении. См. листинг 2):
Третий параметр принимает значения True или False и влияет на то, пересылать ли документ следующему пользователю по электронной почте. Если эта функциональность не применяется, можно проигнорировать этот параметр.
Таким образом, при использовании этих параметров закрыть документ можно, например, так:
App.ActiveDocument.Close(wdSaveChanges, _ wdPromptUser) ;
App.ActiveDocument.Save;
Этот метод также имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания) параметров, первый из которых равен True, если документ сохраняется автоматически, и False, если нужно выводить диалоговую панель для получения подтверждения пользователя о сохранении изменений (если таковые были сделаны). Второй параметр влияет на формат сохраняемого документа, и список его возможных значений совпадает со списком значений второго параметра метода Close.
Напоминаем, что закрыть сам Word можно с помощью метода Quit объекта Word.Application. Этот метод имеет в общем случае три параметра, совпадающих с параметрами метода Close объекта Document.
Вывод документа на устройство печати можно осуществить с помощью метода PrintOut объекта Document, например:
App.ActiveDocument.PrintOut;
Если нужно изменить параметры печати, следует указать значения соответствующих параметров метода PrintOut (в случае Microsoft Word их около двадцати).
Вставка текста и объектовв документ и форматирование текста
Для создания абзацев в документе можно использовать коллекцию Paragraphs объекта Document, представляющую набор абзацев данного документа. Добавить новый абзац можно с помощью метода Add этой коллекции:
App.ActiveDocument.Paragraphs.Add;
Для вставки собственно текста в документ, тем не менее, применяется не объект Paragraph, а объект Range, представляющий любую непрерывную часть документа (в том числе и вновь созданный абзац). Этот объект может быть создан разными способами. Например, можно указать начальный и конечный символы диапазона (если таковые имеются в документе):
Var Rng: Variant; ... Rng:= App.ActiveDocument.Range(2,4); //со 2-го по 4-й символы
или указать номер абзаца (например, только что созданного):
Rng:= App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(1).Range;
или указать несколько абзацев, следующих подряд:
Rng:= App.ActiveDocument.Range _ (App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Start,_ App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(5).Range.End)
Вставить текст можно с помощью методов объекта Range InsertBefore (перед диапазоном) или InsertAfter (после диапазона), например:
Rng.InsertAfter(‘Это вставляемый текст’);
Помимо объекта Range текст можно вставлять с помощью объекта Selection, являющийся свойством объекта Word.Application и представляющий собой выделенную часть документа (этот объект создается, если пользователь выделяет часть документа с помощью мыши, и может быть также создан с помощью приложения-контроллера). Сам объект Selection можно создать, применив метод Select к объекту Range, например:
Var Sel: Variant; ... App.ActiveDocument.Paragraphs.Item(3).Range.Select;
В приведенном выше примере в текущем документе выделяется третий абзац.
Если мы хотим вставить строку текста в документ либо вместо выделенного фрагмента текста, либо перед ним, это можно сделать с помощью следующего фрагмента кода:
Var Sel: Variant; ... Sel:= App.Selection; Sel.TypeText(‘Это текст, которым мы заменим _ выделенный фрагмент’);
Отметим, что если свойство Options.ReplaceSelection объекта Word.Application равно True, выделенный текст будет заменен на новый текст (этот режим действует по умолчанию); если же нужно, чтобы текст был вставлен перед выделенным фрагментом, а не вместо него, следует установить это свойство равным False:
App.Options.ReplaceSelection:= False;
Символ конца абзаца при использовании объекта Selection может быть вставлен с помощью следующего фрагмента кода:
Sel.TypeParagraph;
К объекту Selection, так же как и к объекту Range, можно применить методы InsertBefore и InsertAfter. В этом случае, в отличие от предыдущего, вставляемый текст станет частью выделенного фрагмента текста.
С помощью объекта Selection, используя его свойство Font и свойства объекта Font, такие как Bold, Italic, Size,…, можно отформатировать текст. Например, таким образом можно вставить строку, выделенную жирным шрифтом:
Sel.Font.Bold:= True; Sel.TypeText(‘Это текст, который мы выделим _ жирным шрифтом.’); Sel.Font.Bold:= False; Sel.TypeParagraph;
Для наложения на вставляемый текст определенного заранее стиля можно использовать свойство Style этого же объекта, например:
Sel.Style:= ‘Heading 1’; Sel.TypeText(‘Это текст, который станет _ заголовком’); Sel.TypeParagraph;
Нередко документы Word содержат данные других приложений. Простейший способ вставить такие данные в документ - использовать метод Paste объекта Range:
Var Rng: Variant; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.Paste;
Естественно, в этом случае в буфере обмена уже должны содержаться вставляемые данные.
Если нужно поместить в буфер обмена часть документа Word, это можно сделать с помощью метода Copy объекта Range:
Var Rng: Variant; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Copy;
Следующее, чему нужно научиться - перемещению курсора в нужное место текста, чем мы и займемся в следующем разделе.
Перемещение курсора по тексту
Используя метод Collapse, можно «сжать» объект Range или объект Selection, сократив его размер до нуля символов:
Rng.Collapse(wdCollapseEnd);
Параметр этого метода указывает, в начале или в конце исходного фрагмента окажется новый объект Range или Selection. Если вы используете позднее связывание и ваше средство разработки - не Visual Basic, нужно определить в приложении соответствующие константы:
Const wdCollapseStart = $00000001; //новый объект находится в начале фрагмента wdCollapseEnd = $00000000; //новый объект находится в конце фрагмента
Перемещать курсор по тексту можно с помощью метода Move объектов Range и Selection. Этот метод имеет два параметра. Первый указывает на то, в каких единицах измеряется перемещение - в символах (по умолчанию), словах, предложениях, абзацах и др. Второй параметр указывает, на сколько единиц при этом нужно переместиться (это число может быть и отрицательным; по умолчанию оно равно 1). Например, следующий фрагмент кода:
Rng.Move;
приведет к перемещению курсора на один символ вперед, а
Rng.Move(wdParagraph,3);
приведет к перемещению курсора на три абзаца вперед. Отметим, что этот метод использует следующие константы:
Const //Единицей перемещения является: wdCharacter = $00000001; //символ wdWord = $00000002; //слово wdSentence = $00000003; //предложение wdParagraph = $00000004; //абзац wdStory = $00000006; //часть документа //напр., колонтитул, //оглавление и др.) wdSection = $00000008; //раздел wdColumn = $00000009; //колонка таблицы wdRow = $0000000A; //строка таблицы wdCell = $0000000C; //ячейка таблицы wdTable = $0000000F; //таблица
Нередко для перемещения по тексту используются закладки. Создать закладку в текущей позиции курсора можно путем добавления члена коллекции Bookmarks объекта Document c помощью метода Add, указав имя закладки в качестве параметра, например:
App.ActiveDocument.Bookmarks.Add(‘MyBookmark’);
Проверить существование закладки в документе можно с помощью метода Exists, а переместиться на нее - с помощью метода Goto объектов Document, Range или Selection:
Rng:= App.ActiveDocument.Goto(wdGoToBookmark, wdGoToNext,‘MyBookmark’); Rng.InsertAfter(‘Текст, вставленный после закладки’);
Значения констант для этого примера таковы:
WdGoToBookmark = $FFFFFFFF; //перейти к закладке wdGoToNext = $00000002; //искать следующий объект в тексте
Отметим, что с помощью метода Goto можно перемещаться не только на указанную закладку, но и на другие объекты (рисунки, грамматические ошибки и др.), и направление перемещения тоже может быть различным. Поэтому список констант, которые могут быть использованы в качестве параметров данного метода, довольно велик.
Создание таблиц
Создавать таблицы можно двумя способами. Первый заключается в вызове метода Add коллекции Tables объекта Document и последовательном заполнении ячеек данными. Этот способ при позднем связывании работает довольно медленно.
Второй способ, намного более «быстрый», заключается в создании текста из нескольких строк, содержащих подстроки с разделителями (в качестве разделителя можно использовать любой или почти любой символ, нужно только, чтобы он заведомо не встречался в данных, которые будут помещены в будущую таблицу), и последующей конвертации такого текста в таблицу с помощью метода ConvertToTable объекта Range. Ниже приведен пример создания таблицы из трех строк и трех столбцов этим способом (в качеcтве разделителя, являющегося первым параметром метода ConvertToTable, используется запятая):
Var Rng: Variant; ... Rng:= App.Selection.Range; Rng.Collapse(wdCollapseEnd); Rng.InsertAfter(‘1, 2, 3’); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter(‘4,5,6’); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.InsertAfter(‘7,8,9’); Rng.InsertParagraphAfter; Rng.ConvertToTable(‘,’);
Отметим, что внешний вид таблицы можно изменить с помощью свойства Format, а также с помощью свойств коллекции Columns, представляющей колонки таблицы, и коллекции Rows, представляющей строки таблицы объекта Table.
Обращение к свойствам документа
Свойства документа можно получить с помощью коллекции BuiltInDocumentProperties объекта Document, например:
Memo1.Lines.Add(‘Название - ‘ + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties .Value); Memo1.Lines.Add(‘Автор - ‘ + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _ Value); Memo1.Lines.Add(‘Шаблон - ‘ + _ App.ActiveDocument.BuiltInDocumentProperties . _Value)
Константы, необходимые для обращения к свойствам документа по имени, приведены в листинге 3 .
Итак, в данном разделе мы изучили основные операции, которые наиболее часто применяются при автоматизации Microsoft Word. Естественно, возможности автоматизации Word далеко не исчерпываются приведенными примерами, однако я надеюсь, что, руководствуясь основными принципами создания контроллеров Word, изложенными в данной статье, и соответствующим справочным файлом, вы сможете ими воспользоваться - мы с вами уже убедились, что это вовсе не так сложно.Программные идентификаторы и объектная модель Microsoft Excel
Существует три типа объектов Excel, которые могут быть созданы непосредственно с помощью приложения-контроллера. Эти объекты и соответствующие им программные идентификаторы перечислены ниже.
Все остальные объекты Excel являются так называемыми внутренними объектами.
Небольшой фрагмент объектной модели Microsoft Excel изображен на рис.2:
Основным в объектной модели Excel является объект Application, содержащий коллекцию Workbooks объектов типа WorkBook. Каждый объект типа WorkBook содержит коллекцию WorkSheets-объектов типа WorkSheet, Charts типа Chart и др. Манипуляция рабочими книгами, их листами, ячейками, диаграммами реально осуществляется путем обращения к свойствам и методам этих объектов.
Ниже мы рассмотрим наиболее часто встречающиеся задачи, связанные с автоматизацией Microsoft Excel. Если вам встретилась задача, не совпадающая ни с одной из перечисленных, вы можете попытаться найти подходящий пример на Visual Basic в справочном файле VBAXL9.CHM, либо, как и в случае Microsoft Word, записать соответствующий макрос и проанализировать его код.
Запуск Microsoft Excel, создание и открытие рабочих книг
Для создания примеров использования Microsoft Excel можно использовать код создания контроллера, приведенный в разделе «Общие принципы создания контроллеров автоматизации», заменив первый оператор в приведенном примере на следующий:
AppProgID:= ‘Excel.Application’;
и заменить комментарии кодом, манипулирующим свойствами и методами объекта Excel.Application. Отметим, однако, что подключение контроллера автоматизации к имеющейся версии Excel с помощью метода GetActiveOleObject может привести к тому, что вся клиентская часть Excel окажется невидимой (это происходит, если имеющаяся копия Excel запущена в режиме, когда ее пользовательский интерфейс недоступен). Причины подобного поведения автору неизвестны. Поэтому, если существует вероятность возникновения подобной ситуации, лучше упростить код создания контроллера и всегда создавать новую копию Excel.
Изучение создания контроллеров Excel мы начнем с создания и открытия рабочих книг.
Создать новую рабочую книгу Excel можно, используя метод Add коллекции Workbooks объекта Application:
App.WorkBooks.Add;
Для создания рабочей книги на основе шаблона следует указать его имя в качестве первого параметра метода Add:
App.WorkBooks.Add(‘C:\Program Files\Microsoft _ Office\Templates\1033\invoice.xlt’);
В качестве первого параметра этого метода можно также использовать следующие константы:
Const xlWBATChart = $FFFFEFF3; //рабочая книга состоит из листа с диаграммой xlWBATWorksheet = $FFFFEFB9; //рабочая книга состоит из листа с данными
В этом случае рабочая книга будет содержать один лист типа, заданного указанной константой (график, обычный лист с данными и др.)
Для открытия уже существующего документа следует воспользоваться методом Open коллекции WorkBooks:
App.Documents.Open(‘C:\MyExcelFile.xls’);
Отметим, что свойство ActiveWorkBook объекта Excel.Application указывает на текущую активную рабочую книгу среди одной или нескольких открытых. Помимо этого к рабочей книге можно обращаться по ее порядковому номеру, например ко второй открытой рабочей книге можно обратиться так:
App.WorkBooks
Обратите внимание на то, что в Delphi при использовании позднего связывания синтаксис, используемый для обращения к членам коллекций объектов Excel, отличен от синтаксиса, используемого для обращения к объектам Word - в случае Word мы использовали метод Item, а в случае Excel мы обращаемся к членам коллекции как к элементам массива. Если же вы используете Visual Basic, синтаксис, применяемый для обращения к членам коллекций, будет одинаков для всех коллекций Microsoft Office.
Сделать рабочую книгу активной можно с помощью метода Activate:
App.WorkBooks.Activate;
Следующее, чему следует научиться - это сохранять рабочие книги в файлах.
Сохранение, печать и закрытие рабочих книг Microsoft Excel
Закрытие документа может быть осуществлено с помощью метода Close:
App.WorkBooks.Close;
App.ActiveWorkBook.Close;
Метод Close имеет несколько необязательных (в случае позднего связывания) параметров, влияющих на правила сохранения рабочей книги. Первый из параметров принимает значения True или False и влияет на то, сохранять ли изменения, внесенные в рабочую книгу. Второй параметр (типа Variant) - имя файла, в котором нужно сохранить рабочую книгу (если в нее были внесены изменения). Третий параметр, также принимающий значения True или False, влияет на то, следует ли пересылать документ следующему пользователю по электронной почте, и может быть проигнорирован, если эта функциональность не используется.
App.ActiveWorkBook.Close(True,’C:\MyWorkBook.xls’);
App.ActiveWorkBook.Save;
App.ActiveWorkBook.SaveAs(‘C:\MyWorkBook.xls’);
Метод SaveAs имеет более десятка параметров, влияющих на то, как именно сохраняется документ (под каким именем, с паролем или без него, какова кодовая страница для содержащегося в ней текста и др.).
Закрыть сам Excel можно с помощью метода Quit объекта Excel.Application. В случае Excel этот метод параметров не имеет.
Вывод документа Excel на устройство печати можно осуществить с помощью метода PrintOut объекта WorkBook, например:
App.ActiveWorkBook.PrintOut;
Если нужно изменить параметры печати, следует указать значения соответствующих параметров метода PrintOut (в случае Excel их восемь).
Обращение к листам и ячейкам
Обращение к листам рабочей книги производится с помощью коллекции WorkSheets объекта WorkBook. Каждый член этой коллекции представляет собой объект WorkSheet. К члену этой коллекции можно обратиться по его порядковому номеру, например:
App.WorkBooks.WorkSheets.Name:= _ ‘Страница 1’;
Приведенный выше пример иллюстрирует, как можно изменить имя листа рабочей книги.
К листу рабочей книги можно обратиться и по имени, например:
App.WorkBooks.WorkSheets[‘Sheet1’].Name:= _ ‘Страница 1’;
Обращение к отдельным ячейкам листа производится с помощью коллекции Cells объекта WorkSheet. Например, добавить данные в ячейку B1 можно следующим образом:
App.WorkBooks.WorkSheets[‘Sheet1’].Cells.Value:=’25’;
Здесь первая из координат ячейки указывает на номер строки, вторая - на номер столбца.
Добавление формул в ячейки производится аналогичным способом:
App.WorkBooks.WorkSheets[‘Sheet1’] _ .Cells.Value:= ‘ =SUM(B1:B2)’;
Очистить ячейку можно с помощью метода ClearContents.
Форматирование текста в ячейках производится с помощью свойств Font и Interior объекта Cell и их подсвойств. Например, следующий фрагмент кода выводит текст в ячейке красным жирным шрифтом Courier кегля 16 на желтом фоне:
App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Interior _ .Color:= clYellow; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells.Font _ .Color:= clRed; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Name:= ‘Courier’; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Size:= 16; App.WorkBooks.WorkSheets.Cells _ .Font.Bold:= True;
|
Программный идентификатор |
|---|
Для автоматизации трудоемких или часто повторяющихся задач в Excel используются макросы. Макрос - это последовательность команд и действий, сохраненная под одним именем. Макрос можно создать двумя способами: 1) записать действия автоматически; 2) разработать процедуру в редакторе VBA.
Можно записывать макрос с абсолютными ссылками и с относительными ссылками. Макрос с относительными ссылками выполняется, начиная с ячейки, которая была текущей перед началом выполнения макроса. Макрос с абсолютными ссылками выполняется в одних и тех же ячейках, которые использовались во время записи макроса.
Для работы с макросами и элементами управления используется закладка Разработчик (рис. 7.1). Если такой закладки на ленте инструментов нет, ее нужно включить следующим образом:
Нажать кнопку Office , щелкнуть по кнопке 
;
Установить флажок Показывать вкладку “Разработчик” на ленте .
Запись макроса начинается после нажатия кнопки Запись макроса. Способ записи определяется состоянием кнопки Относительные ссылки . Если кнопку включить, то будет записываться макрос с относительными ссылками, если выключить - с абсолютными.
Рис. 7.1. Закладка Разработчик ленты инструментов
Выполнение макроса можно задать комбинации клавиш, кнопке на панели инструментов, элементу управления формы или графическому объекту на рабочем листе.
Удаление макроса производится в диалоге Макросы , который открывается кнопкой Макросы на закладке Разработчик .Нужно выбрать в списке требуемый макрос и нажать кнопку Удалить . В этом же диалоге можно запустить выбранный макрос на выполнение, если не задан другой способ выполнения макроса.
Для автоматизации заполнения шаблонов в Excel используются элементы управления формы и элементы ActiveX. Элемент управления - это графический объект, позволяющий пользователю управлять приложением. Чтобы создать элемент управления, нужно раскрыть кнопку Вставить (рис. 7.1), выбрать требуемый элемент и растянуть мышью до желаемого размера в нужном месте рабочего листа. Когда элемент управления выделен, с помощью кнопки Свойства на закладке Разработчик можно изменять его параметры (рис. 7.6), например, связать с какой-либо ячейкой листа.
Рис. 7.2. Элементы управления формы
1. Группа - рамка, которая используется для объединения переключателей.
2. Кнопка - используется для выполнения назначенного ей макроса.
3. Флажок - если установлен, то в связанной с ним ячейке выводится значение ИСТИНА, если снят - ЛОЖЬ.
4. Переключатель - используется всегда в группе. Когда переключатели объединены в группу, только один из них может установлен. Тогда в ячейке, связанной с этой группой переключателей, выводится порядковый номер выбранного переключателя.
5. Список (а) и Поле со списком (б) - отображают список значений, который нужно предварительно ввести в ячейки, а затем указать диапазон этих ячеек в параметрах элемента управления. Номер выбранного в списке значения помещается в ячейку, связанную со списком.
6. Полоса прокрутки (а) и Счетчик (б) - изменяют значение связанной с ними ячейки. В параметрах элемента управления можно задать диапазон и шаг изменения этого значения.
Пример 7.1. Записать макрос под именем «Первый_день_месяца», который начиная с текущей ячейки выводит даты первых дней шести месяцев, следующих за текущим, и форматирует их так, чтобы название месяца выводилось словом, выравнивание по левому краю, цвет текста - синий, шрифт - Courier New полужирный.Выполнение макроса назначить автофигуре.
Выполнение:
1. Нажать кнопку Запись макроса на закладке Разработчик .
2. В открывшемся диалоге задать имя макроса - Первый_день_месяца , можно задать комбинацию клавиш и затем нажать ОК. При этом включится запись и кнопка Запись макроса будет преобразована в кнопку Остановить запись (рис. 7.3).
Рис. 7.3. Вид фрагмента закладки Разработчик во время записи макроса
4. Проделать действия, которые должен выполнять макрос:
В текущую ячейку ввести формулу, которая будет возвращать дату первого числа месяца, следующего за текущим (текущей является дата 15.05.06): =ДАТА(ГОД(СЕГОДНЯ());МЕСЯЦ(СЕГОДНЯ())+1;1)
Выделить 6 ячеек, начиная с введенной формулы, раскрыть кнопку Заполнить на закладке Главная и выбрать команду Прогрессия… ;
В открывшемся диалоге указать Тип à Даты, Единицы à Месяц.
Открыть диалог Формат ячеек… ;
На закладке Число задать формат ДД ММММ ГГГГ, на закладке Выравнивание à по горизонтали по левому краю, на закладке Шрифт à шрифт - Courier New полужирный, цвет - синий.
5. Нажать кнопку Остановить запись (рис. 7.3).
6. На рабочем листе нарисовать какую-либо автофигуру, выбрав ее на закладке Вставка . В контекстном меню автофигуры выбрать команду Назначить макрос . В открывшемся диалоге указать макрос «Первый_день_месяца» и нажать ОК.
Рис. 7.4. Результат выполнения макроса «Первый_день_месяца»
7. Сделать текущей любую ячейку и проверить работу макроса щелкнув по автофигуре (рис. 7.4).
Пример 7.2. Создать бланк заказ-наряда (рис. 7.5), в котором наименование работы выводится в ячейке В2 с помощью списка, а количество часов в ячейке В3 заполняется с помощью полосы прокрутки.
Рис. 7.5. Создание бланка с элементами управления формы.
Выполнение:
- Заполнить ячейки данными как на рис. 7.5, кроме ячеек В2, В3, Е1.
- Нарисовать список (рис. 7.2, 5-а) и полосу прокрутки (рис. 7.2, 6-а).
- Изменить параметры созданных элементов управления (рис. 7.6). Так как полоса прокрутки связана с ячейкой В3, то щелчок мышью по стрелке полосы прокрутки будет менять значение ячейки на один шаг - 1. Список связан с ячейкой Е1, поэтому при выборе значения «Побелка потолка» в ячейке будет выведен порядковый номер этого значения в списке - 3.
Рис. 7.6. Параметры полосы прокрутки (слева) и списка (справа).
- Чтобы вывести в В2 наименование работы, а не ее номер, нужно использовать функцию ВПР, которая в зависимости от номера выбранной из списка работы в ячейке Е1, будет возвращать соответствующее значение из второго столбца таблицы Е2:F5. Таким образом, формула в В2 будет следующей: =ВПР(E1;E2:F5;2).
Замечание
. Полосу прокрутки и список можно создать с помощью элементов ActiveX и затем изменить их свойства, как показано на рисунке:
Лабораторная работа № 7
Цель работы: научиться создавать и использовать макросы и элементы управления формы на рабочем листе для автоматизации работы в Excel.
Задания:
I. Записать макросы:
- С относительными ссылками. Макрос должен выводить названия месяцев в столбце, начиная с текущей ячейки, со следующими элементами форматирования:
Цвет символов - красный,
Обрамление ячеек - тонкая линия,
Текст выровнен по центру,
Внешнее обрамление столбца - жирная линия.
На панели элементов Формы выбрать элемент Кнопка , нарисовать его на рабочем листе, назвать МЕСЯЦЫ и назначить созданный макрос.
- С абсолютными ссылками. Макрос должен очищать весь рабочий лист. На рабочем листе нарисовать любую автофигуру и назначить созданный макрос.
3. Ввести в какую-нибудь ячейку любую дату. Макрос должен, начиная с введенной даты, заполнять 10 ячеек датами по рабочим дням, очищать 10 ячеек двух соседних столбцов и форматировать их так, как показано на рисунке. На рабочем листе нарисовать любую автофигуру и назначить созданный макрос.
II. Создать шаблон для заполнения бланка заказа авиабилетов с элементами управления формы:
1. Заполнить ячейки данными, кроме ячеек С2:С4, С6 и С13, и вставить элементы управления формы:
2. Изменить свойства элементов управления:
2.1. Для поля со списком вывод на печать отключен, объемное затенение включено, список формируется по диапазону I3:I7 , результат помещается в ячейку G3 , т. е. в эту ячейку помещается номер элемента, который был выбран в списке.
2.2. Для счетчика вывод на печать отключен, объемное затенение включено, диапазон изменения от 1 до 10 с шагом 1, результат помещается в ячейку С6 .
2.3. Для переключателей вывод на печать и объемное затенение включены, результат помещается в ячейку G4 . Переключатели объединены в рамку .
2.4. Для кнопки вывод на печать отключен.
3. В ячейках С2:С4 написать формулы (используя функцию ВПР), которые выводят город, время вылета и цену билета в зависимости от выбранного значения списка.
4. В ячейке С13 написать формулу для расчета суммы к оплате в зависимости от количества билетов и типа билета (для льготного - скидка 30%).
5. Снять защиту с ячеек, с которыми связаны элементы управления.
6. Формулы скрыть.
7. Скрыть столбцы, содержащие вспомогательные данные.
8. Создать и назначить кнопке «Печать » макрос, который задает альбомную раскладку и размер бумаги А5 и отображает шаблон в режиме предварительного просмотра.
Контрольные вопросы к теме
1. Какими способами можно автоматизировать заполнение шаблона?
3. Назовите элементы управления и их назначение.
4. Как создать элемент управления на рабочем листе и изменить его параметры?
5. Назовите способы выполнения макроса.
Литература
1. Microsoft Office 2007: все программы пакета: Word, Excel, Access, PowerPoint, Publisher, Outlook, OneNote, InfoPath, Groove / Тихомиров А. Н. [и др.]. - Санкт-Петербург: Наука и техника, 2009. - 599 с.
2. Microsoft Office Excel 2007: [русская версия: перевод с английского] / Кёртис Д. Фрай. - Москва: ЭКОМ, 2009. - 479 с.
3. Excel 2007 для менеджеров и экономистов: логистические, производственные и оптимизационные расчеты / Александр Трусов. - Санкт-Петербург: Питер: Питер Пресс, 2009. – 254 с.
4. Графики, вычисления и анализ данных в Excel 2007 / Серогодский В. В. [и др.]. - Санкт-Петербург: Наука и техника, 2009. - 333 с.
5. Функции в Excel 2007: справочник пользователя / Минько А. А.. - Москва: Эксмо, 2008. - 480 с.
6. Экономическая информатика / под ред. П.В. Конюховского и Д.Н. Колесова. – СПб: Питер, 2001. – 560 с.
7. Гарнаев А.Ю. Excel, VBA, Internet в экономике и финансах. – СПб.: BHV–Петербург, 2001. – 816 с.
8. Додж М., Кината К., Стинсон К. Эффективная работа с Excel 7.0: пер. с англ. – СПб: Питер, 1996. – 1031 с.
9. Обработка и анализ экономической информации в Microsoft Excel: Пособие для студентов экономических специальностей / Д.П. Подкопаев, В.И. Яшкин. – Мн.: Издательство БГУ, 2001. – 50 с.
10. Бизнес-анализ с помощью Microsoft Excel / Карлберг Конрад. – 2-е изд. – М.: Вильямс, 2003. – 446 с.
11. Использование макросов в Excel / С. Роман. – 2-е изд. – СПб: Питер, 2004. – 507 с.
12. Гетц К., Гилберт М. Программирование на Visual Basic и VBA. Руководство разработчика: пер с англ. – К.: Издательская группа BHV, 2001. – 912 с.
Последнее десятилетие компьютер в бухгалтерии стал просто незаменимым инструментом. При этом его применение разнопланово. В первую очередь это, конечно, использование бухгалтерской программы. На сегодняшний день разработано довольно много программных средств, как специализированных («1С», «Инфо-Бухгалтер», «БЭСТ» и т. д.), так и универсальных, подобно Microsoft Office. На работе, да и в быту часто приходится делать массу различных расчётов, вести многострочные таблицы с числовой и текстовой информацией, проделывая с данными всяческие вычисления, выводя на печать варианты. Для решения ряда экономических и финансовых задач целесообразно использовать многочисленные возможности электронных таблиц. Рассмотрим в этой связи вычислительные функции MS Excel.
Источник: Журнал "Бухгалтер и Компьютер" №4 2004г.
Как и любая другая электронная таблица, MS Excel предназначен прежде всего для автоматизации расчётов, которые обычно производят на листке бумаги или с помощью калькулятора. На практике в профессиональной деятельности встречаются довольно сложные расчёты. Именно поэтому мы подробнее поговорим о том, как Excel помогает нам автоматизировать их выполнение.
Для обозначения какого-либо действия, например сложения, вычитания и т. п., в формулах применяются операторы.
Все операторы делятся на несколько групп (см. таблицу).
| ОПЕРАТОР | ЗНАЧЕНИЕ | ПРИМЕР |
|
||
| + (знак плюс) | Сложение | =А1+В2 |
| - (знак минус) | Вычитание Унарный минус | =А1-В2 =-В2 |
| /(косая черта) | Деление | =А1/В2 |
| *(звёздочка) | Умножение | = А1*В2 |
| % (знак процента) | Процент | =20% |
| ^ (крышка) | Возведение в степень | = 5^3 (5 в 3-й степени) |
|
||
| = | Равно | =ЕСЛИ(А1=В2;"Да";"Нет") |
| > | Больше | =ЕСЛИ(А1>В2;А1;В2) |
| < | Меньше | =ЕСЛИ(АКВ2;В2;А1) |
| >= <= | Больше или равно Меньше или равно | =ЕСЛИ(А1>=В2;А1;В2) =ЕСЛИ(АК=В2;В2;А1) |
| <> | Не равно | =ЕСЛИ(А1 <>В2;"Не равны") |
|
||
| &(амперсанд) | Объединение последовательностей символов в одну последовательность символов | = "Значение ячейки В2 равняется: "&В2 |
|
||
| Диапазон(двоеточие) | Ссылка на все ячейки между границами диапазона включительно | =СУММ(А1:В2) |
| Объединение (точка с запятой) | Ссылка на объединение ячеек диапазонов | =СУММ(А1:В2;СЗ;D4:Е5) |
| Пересечение(пробел) | Ссылка на общие ячейки диапазонов | =CУMM(A1:B2C3D4:E5) |
Арифметические операторы используются для обозначения основных математических операций над числами. Результатом выполнения арифметической операции всегда является число. Операторы сравнения используются для обозначения операций сравнения двух чисел. Результатом выполнения операции сравнения является логическое значение ИСТИНА или ЛОЖЬ.
Для выполнения вычислений в программе Excel используются формулы. С помощью формул можно, например, складывать, умножать и сравнивать данные таблиц, т. е. формулами следует пользоваться, когда необходимо ввести в ячейку листа (автоматически рассчитать) вычисляемое значение. Ввод формулы начинается с символа “=” (знак равенства). Именно этим знаком отличается ввод формул от ввода текста или простого числового значения.
При вводе формул можно применять обычные числовые и текстовые значения. Напомним, что числовые значения могут содержать только цифры от 0 до 9 и специальные символы: (плюс, минус, косая черта, круглые скобки, точка, запятая, знаки процента и доллара). Текстовые значения могут содержать любые символы. Необходимо отметить, что используемые в формулах текстовые выражения должны заключаться в двойные кавычки, например “константа1”. Кроме того, в формулах можно использовать ссылки на ячейки (в том числе в виде имён) и многочисленные функции, которые соединяются между собой операторами.
Ссылки представляют собой включаемые в формулу адреса ячеек или диапазоны ячеек. Ссылки на ячейки задаются обычным образом, т. е. в виде A1, B1, C1. Например, для того, чтобы получить в ячейке A3 сумму ячеек A1 и A2, в неё достаточно ввести формулу =A1+A2 (рис. 1).
При вводе формулы ссылки на ячейки могут символ за символом непосредственно набираться с клавиатуры на латинице, но чаще намного проще указывать их с помощью мыши. Например, чтобы ввести формулу =A1+B2, нужно выполнить следующие действия:
Выделить ячейку, в которую нужно ввести формулу;
Начать ввод формулы, нажав клавишу “=” (равно);
Щёлкнуть мышью на ячейке A1;
Ввести символ “+”;
Щёлкнуть мышью на ячейке B2;
Закончить ввод формулы, нажав клавишу Enter.
Диапазон ячеек представляет собой некоторую прямоугольную область рабочего листа и однозначно определяется адресами ячеек, расположенными в противоположных углах диапазона. Разделённые символом “:” (двоеточие), эти две координаты составляют адрес диапазона. Например, чтобы получить сумму значений ячеек диапазона C3:D7, используйте формулу =СУММ(C3:D7).
В частном случае, когда диапазон состоит целиком из нескольких столбцов, например от В до D, его адрес записывается в виде В:D. Аналогично если диапазон целиком состоит из строк с 6-й по 15-ю, то он имеет адрес 6:15. Кроме того, при записи формул можно использовать объединение нескольких диапазонов или ячеек, разделяя их символом “;” (точка с запятой), например C3:D7; E5;F3:G7.
Редактирование уже введённой формулы можно сделать несколькими способами:
Двойным щелчком левой кнопки мыши на ячейке, чтобы корректировать формулу непосредственно в этой ячейке;
Выбрать ячейку и нажать клавишу F2 (рис. 2);
Выбрать ячейку, переместив курсор в строку формул, щёлкнуть левой кнопки мыши.
В результате программа перейдёт в режим редактирования, в процессе которого можно вносить в формулу необходимые изменения.
При заполнении таблицы принято задавать расчётные формулы только для “первой” (начальной) строки или “первого” (начального) столбца, а остальную часть таблицы заполнять формулами с помощью режимов копирования или заполнения. Прекрасный результат даёт применение автокопирования формул с помощью автозаполнителя.
Напомним, как правильно осуществить режим копирования. Здесь могут быть различные варианты (и проблемы тоже).
Необходимо иметь в виду, что при копировании происходит транспонирование адресов. При копировании формулы из одной ячейки в другую Excel по-разному реагирует на формулы с относительными и абсолютными ссылками. Для относительных Excel по умолчанию производит транспонирование адресов, в зависимости от позиции ячейки, в которую копируется формула.
Например, вам нужно складывать построчно значения столбцов А и В (рис. 8) и поместить результат в столбец С. Если вы копируете формулу =А2+В2 из ячейки С2 в ячейку С3* (и далее вниз по С), то Excel сам преобразует адреса формулы соответственно как =А3+В3 (и т. д.). Но если вам нужно поместить формулу, скажем, из С2 в ячейку D4, то формула уже будет выглядеть как =В4+С4 (вместо нужной =А4+В4), и соответственно результат вычислений будет неправильным! Иными словами, обратите особое внимание на процесс копирования и при необходимости вручную корректируйте формулы. Кстати, само копирование из С2 в С3 делается следующим образом:
1) выбираем ячейку С2, из которой нужно скопировать формулу;
2) нажимаем кнопку “Копировать” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+C, или выбираем в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбираем ячейку С3, в которую будем копировать формулу;
4) нажимаем кнопку “Вставить” на панели инструментов, или клавиши Ctrl+V, или через меню “Правка ® Вставить” с нажатием Enter.
Рассмотрим режим автозаполнения. Если необходимо перенести (скопировать) формулу в несколько ячеек (например, в С3:С5) вниз по столбцу, то это удобнее и проще сделать так: повторить предыдущую последовательность действий до пункта 3 выбора ячейки С3, далее курсор мыши подвести к начальной ячейке диапазона (С3), нажать левую кнопку мыши и, не отпуская её, протащить ниже до требуемой последней ячейки диапазона. В нашем случае это ячейка С5. Затем отпускаем левую кнопку мыши, переводим курсор на кнопку “Вставить” панели инструментов и нажимаем её, а потом Enter. Excel сам преобразует адреса формул в выделенном нами диапазоне по соответствующим адресам строк.
Иногда возникает необходимость скопировать только числовое значение ячейки (диапазона ячеек). Для этого нужно проделать следующее:
1) выбрать ячейку (диапазон), из которой нужно скопировать данные;
2) нажать кнопку “Копировать” на панели инструментов или выбрать в меню “Правка ® Копировать”;
3) выбрать ячейку (левую верхнюю нового диапазона), в которую будут копироваться данные;
4) выбрать в меню “Правка ® Специальная вставка” и нажать Enter.
При копировании формул компьютер сразу производит расчёты по ним, выдавая, таким образом, быстрый и наглядный результат.
:: Функции в Excel
Функции в Excel в значительной степени облегчают проведение расчётов и взаимодействие с электронными таблицами. Наиболее часто применяется функция суммирования значений ячеек. Напомним, что она имеет название СУММ, а в качестве аргументов служат диапазоны суммируемых чисел.
В таблице часто требуется вычислить итоговую сумму по столбцу или строке. Для этого Excel предлагает функцию автоматической суммы, выполняемой нажатием кнопки (“Автосумма”) на панели инструментов.
Если мы введём ряд чисел, установим курсор под ними и выполним двойной щелчок мышью по значку автосуммирования, то произойдёт сложение чисел (рис. 3).
В последней версии программы справа от значка автосуммирования имеется кнопка списка, позволяющая произвести вместо суммирования ряд часто используемых операций (рис. 4).
:: Автоматические вычисления
Некоторые вычисления можно производить вообще без ввода формул. Сделаем небольшое лирическое отступление, которое, возможно, окажется полезным для многих пользователей. Как известно, электронная таблица благодаря своему удобному интерфейсу и вычислительным возможностям может вполне заменить расчёты с использованием калькулятора. Однако практика показывает, что значительная часть людей, активно использующих Excel в своей деятельности, держат калькулятор на своём рабочем столе для выполнения промежуточных вычислений.
Действительно, чтобы произвести в Excel операцию суммирования двух или более ячеек для получения временного результата, необходимо выполнить как минимум две лишние операции — найти место в текущей таблице, где будет расположена итоговая сумма, и активизировать операцию автосуммирования. И лишь после этого можно выбрать те ячейки, значения которых необходимо просуммировать.
Именно поэтому начиная с версии Excel 7.0 в электронную таблицу была встроена функция автовычисления. Теперь в электронных таблицах Excel имеется возможность быстрого выполнения некоторых математических операций в автоматическом режиме.
Чтобы увидеть результат промежуточного суммирования, достаточно просто выделить необходимые ячейки. Этот результат отражается и в строке состояния в нижней части экрана. Если сумма там не появилась, подведите курсор к строке состояния на нижней части рамки, щёлкните правой кнопкой мыши и в выпавшем меню у строки Сумма нажмите левую кнопку мыши. Более того, в этом меню на строке состояния вы можете выбрать различные варианты рассчитываемых результатов: сумму, среднее арифметическое значение, количество элементов или минимальное значение в выделенном диапазоне.
Для примера рассчитаем с помощью этой функции сумму значений для диапазона В3:В9. Выделите числа в диапазоне ячеек В3:В9. Обратите внимание, что в строке состояния, расположенной внизу рабочего окна, появилась надпись Сумма=X, где X — число, равное сумме выделенных чисел диапазона (рис. 5).
Как видим, результаты обычного расчёта по формуле в ячейке В10 и автовычисления совпадают.
:: Мастер функций
Помимо функции суммирования Excel позволяет обрабатывать данные с помощью других функций. Любую из них можно ввести непосредственно в строке формул с помощью клавиатуры, однако для упрощения ввода и снижения количества ошибок в Excel имеется “Мастер функций” (рис. 6).
Вызвать окно диалога “Мастера” можно с помощью команды “Вставка ® Функция”, комбинацией клавиш Shift+F3 или кнопкой на стандартной панели инструментов.
Первый диалог “Мастера функций” организован по тематическому принципу. Выбрав категорию, в нижнем окне мы увидим список имён функций, содержащихся в данной группе. Например, функцию СУММ () вы сможете отыскать в группе “Математические”, а в группе “Дата и время” находятся функции ЧИСЛО(), МЕСЯЦ(), ГОД(), СЕГОДНЯ().
Кроме того, для ускорения выбора функций Excel “помнит” имена 10 недавно использованных функций в соответствующей группе. Обратите внимание, что в нижней части окна отображается краткая справка о назначении функции и её аргументах. Если вы нажмёте кнопку “Справка” в нижней части диалогового окна, то Excel откроет соответствующий раздел справочной системы.
Предположим, что необходимо произвести расчёт амортизации имущества. В этом случае следует в зоне поиска функции ввести слово “амортизация”. Программа подберёт все функции по амортизации (рис. 7).
После заполнения соответствующих полей функции будет произведён расчёт амортизации имущества.
Нередко нужно произвести сложение чисел, удовлетворяющих какому-либо условию. В этом случае следует использовать функцию СУММЕСЛИ. Рассмотрим конкретный пример. Допустим необходимо подсчитать сумму комиссионных, если стоимость имущества превышает 75 000 руб. Для этого используем данные таблицы зависимости комиссионных от стоимости имущества (рис. 8).
Наши действия в этом случае таковы. Устанавливаем курсор в ячейку В6, кнопкой запускаем “Мастера функций”, в категории “Математические” выбираем функцию СУММЕСЛИ, задаём параметры, как на рис. 9.
Обратите внимание, что в качестве диапазона для проверки условия мы выбираем интервал ячеек А2:А6 (стоимость имущества), а в качестве диапазона суммирования — В2:В6 (комиссионные), при этом условие имеет вид (>75000). Результат нашего расчёта составит 27 000 руб.
:: Дадим имя ячейке
Для удобства работы в Excel имеется возможность присваивания имён отдельным ячейкам или диапазонам, которые затем можно использовать в формулах наравне с обычными адресами. Чтобы быстро присвоить имя ячейке, выделите её, установите указатель на поле имени в левой части строки формул, нажмите кнопку мыши и введите название.
Присваивая имена, необходимо помнить, что они могут состоять из букв (в том числе русского алфавита), цифр, точек и символов подчёркивания. Первый знак в имени должен быть буквой или знаком подчёркивания. Имена не могут иметь такой же вид, как и ссылки на ячейки, например Z$100 или R1C1. В имени может быть больше одного слова, но пробелы недопустимы. В качестве разделителей слов могут быть использованы знаки подчёркивания и точки, например Налог_на_продажи или Первый.Квартал. Имя может содержать до 255 знаков. При этом прописные и строчные буквы воспринимаются одинаково.
Чтобы вставить имя в формулу, можно воспользоваться командой “Вставка ® Имя ® Вставить”, выбрав нужное имя в списке имён.
Полезно помнить, что имена в Excel используются как абсолютные ссылки, т. е. являются разновидностью абсолютной адресации, что удобно при копировании формул.
Имена в Excel можно определять не только для отдельных ячеек, но и для диапазонов (в том числе несмежных). Для присвоения имени достаточно выделить диапазон, а затем ввести название в поле имени. Кроме того, для задания имён диапазонов, содержащих заголовки, удобно использовать специальную команду “Создать” в меню “Вставка ® Имя”.
Чтобы удалить имя, выберите его в списке и нажмите кнопку “Удалить”.
При создании формулы, ссылающейся на данные из листа, можно использовать заголовки строк и столбцов для указания данных. Например, если присвоить значениям колонки имя названия колонки (рис. 10),
то для подсчёта общей суммы для столбца “Комиссионные” используется формула =СУММ(Комиссионные) (рис. 11).
:: Дополнительные возможности Excel — шаблоны
В состав MS Excel входит набор шаблонов — таблицы Excel, которые предназначены для анализа хозяйственной деятельности предприятия, составления счёта, наряда и даже для учёта личного бюджета. Они могут быть использованы для автоматизации решения часто встречающихся задач. Так, можно создавать документы на основе шаблонов “Авансовый отчёт”, “Счёт”, “Заказ”, которые содержат бланки используемых в хозяйственной деятельности документов. Эти бланки по своему внешнему виду и при печати не отличаются от стандартных, и единственное, что нужно сделать для получения документа, — заполнить его поля.
Для создания документа на основе шаблона выполните команду “Создать” из меню “Файл”, затем выберите необходимый шаблон на вкладке “Решения” (рис. 12).
Шаблоны копируются на диск при обычной установке Excel. Если шаблоны не отображаются в окне диалога “Создание документа”, запустите программу установки Excel и установите шаблоны. Чтобы получить подробные сведения об установке шаблонов, посмотрите раздел “Установка компонентов Microsoft Office” в справке Excel.
Например, для создания ряда финансовых документов выберите шаблон “Финансовые шаблоны” (рис. 13).
Эта группа шаблонов содержит формы следующих документов:
Командировочное удостоверение;
. авансовый отчёт;
. платёжное поручение;
. счёт-фактура;
. накладная;
. доверенность;
. приходный и расходный ордера;
. платёжки за телефон и электроэнергию.
Выберите нужный бланк для заполнения, а затем введите в него все необходимые реквизиты и распечатайте его. При желании документ можно сохранить как обычную Excel-таблицу.
Excel позволяет пользователю самому создавать шаблоны документов, а также редактировать уже имеющиеся.
Однако бланки документов со временем могут измениться, и тогда существующий шаблон станет непригодным. Кроме того, в шаблоны, которые имеются в поставке Excel, было бы неплохо заранее внести такие постоянные сведения, как данные о вашей организации, руководителе. Наконец, может возникнуть необходимость создать собственный шаблон: например, в плановом отделе скорее всего потребуются шаблоны для оформления смет и калькуляций, а в бухгалтерии — бланк счёта с фирменной эмблемой вашей организации.
Для таких случаев в Excel, как и во многих других программах, которые работают с электронными документами, предусмотрена возможность создания и редактирования шаблонов для часто используемых документов. Шаблон Excel — это специальная рабочая книга, которую можно применять как образец при создании других рабочих книг того же типа. В отличие от обычной книги Excel, имеющей расширение *.xls, файл шаблона имеет расширение *.xlt.
При создании документа на основе шаблона программа Excel автоматически создаёт его рабочую копию с расширением *.xls, добавляя в конец имени документа порядковый номер. Шаблон-оригинал при этом остаётся нетронутым и может быть впоследствии использован повторно.
Для автоматического ввода даты можно воспользоваться следующим способом: в ячейку даты введите функцию СЕГОДНЯ, после этого в ней отобразится текущий день месяца, месяц и год соответственно.
Разумеется, все рассмотренные действия над шаблонами вы можете использовать и при работе с обычными книгами Excel.