Часто по работе или по личным делам мы сталкиваемся с тем, что нас просят отправить документ электронной почтой. К сожалению, не все умеют и могут это сделать. Как раз для таких людей мы опишем весь процесс отправки в деталях.
Прежде всего, нужно отметить, что не все файлы удобно отправлять через электронную почту. Как правило, это зависит от веса файла в мегабайтах. Отправляйте только небольшие файлы не более 20 мб. Большие файлы можно отправить тоже, но это займет намного больше времени, а адресат получит не сам файл, а ссылку на его скачивание с серверов почтового агента. Количество отправляемых файлов не ограничено, однако чем их больше, тем дольше они будут загружаться. Именно поэтому целесообразно сделать архив файлов с помощью WinRar (архиватора). В таком случае для отправки будет создан всего один файл-архив со всеми необходимыми данными.
Как отправить документ по электронной почте? Вне зависимости от вашего почтового сервиса (Yandex, Mail, Rambler и т. д.), отправка документации с помощью "электронки" проходит так:
- Для начала нажмите на кнопку "Написать письмо". Также можно воспользоваться кнопкой "Ответить", если вы желаете продолжить переписку по той же теме. Для этого в папке "Входящие" вы ищите письмо от нужного человека, открываете его и выбираете функцию "Ответить".
- Если вы пишите новое письмо (с помощью "Написать письмо") нужно указать адресата. В самой верхней строчке, которая называется "Кому", нужно вписать e-mail собеседника по типу " ".
- Переходим к нижней строчке под названием "Тема письма". Для удобства укажите краткую формулировку, к примеру, "Документы для проверки" или что-то в этом роде, чтобы ваш адресат сразу мог понять содержание вашего послания.
- Чуть ниже вы увидите большое свободное поле, где можно написать текст письма. В данном случае деловая этика предписывает поприветствовать адресата и сообщить о том, что документы находятся в прикрепленных файлах.
- Ну и теперь самое главное. Найдите кнопку "Прикрепить файл". Она может быть или над диалоговым окном (в нем мы писали приветствие), или под ним. По щелчку откроется "Проводник" вашего компьютера. Выберите нужные файлы и нажмите кнопку "Ок". Чтобы убедиться в том, что все файлы загрузились, обратите внимание на шкалу загрузки каждого из них. Когда она исчезнет и появится информация об объеме файла (в кб или мб), это будет значить, то вы прикрепили все нужные файлыто и письмо можно будет отправлять.
- Файлы прикреплены, и письмо сформировано. Теперь его можно отправить адресату, нажав на кнопку "Отправить".
Эта статья о том, как самому отправить письмо по обычной почте (Почта России), максимально ускорив доставку письменной почтовой корреспонденции.
Итак, как быть уверенным, что письмо дойдет
При отправке бумажного письма в обычном почтовом конверте (в синий ящик Почты России) надо помнить, что в случае потери письма, ответственность за него почта нести не будет. Конечно, стоит отметить, что вероятность потери письма на автоматических сортировочных линиях близка к нулю. Но в случае неверного указания адреса или индекса адресата эта вероятность повышается. Чаще всего письма теряются вне зоны почтового ведомства, то есть в неисправных почтовых ящиках подъездов.
Для того, чтобы почтовое отправление гарантированно дошло Вашему получателю, существуют такие виды отправлений, как заказные и ценные письма. Стоимость отправки таких писем значительно выше. Но в этом случае каждому письму присваивается уникальный номер (РПО – Российское почтовое отправление), по которому можно отследить движение письма от отправителя до получателя по 14-значному коду на специальном сервисе Почты России. Это очень удобно и надежно.
Какие виды отправления бывают
Простым письмом называется почтовое отправление, принимаемое Почтой России к отправке без регистрации и без выдачи квитанции. В таких письмах обычно ведется частная переписка, отправляются фотографии, открытки, различного рода извещения и т.п. Обычное письмо должно весить не больше 20 г (вес 3-4 печатных листков А4 вместе с конвертом). Если письмо будет иметь больший вес, то его вернут отправителю. За каждые последующие 20 гр. веса, необходимо будет доплачивать. Если обратный адрес не будет указан, то письмо дойдет до адресата, но тот его получит только после доплаты.
Для отправки простых писем предусмотрены стандартные конверты формата С6 - 114 х 162 мм и формата евро - 110 х 220 мм. Толщина конверта - не более 5 мм. Согласно почтовым правилам, в конверте не должно быть денежных купюр, пластиковых карточек, ценных документов. Возможна пересылка нескольких фотографий.
Заказным письмом
называется почтовое отправление, регистрируемое при отправке в отделениях Почты России с обязательной выдачей квитанции и присвоением уникального номера РПО. Так отправляются документы, требующие гарантированной доставки. Это бланки, квитанции, отчеты, счета.
Ценное письмо
отличается от заказного тем, что отправляется с объявленной ценностью и с описью вложения в 2-х экземплярах. Одна копия вкладывается в конверт, а вторая остается на руках у отправителя. В описи вложения создается список отправляемых документов. Таким способом пересылаются дипломы, сертификаты, ценные бумаги и т.п.
Заказные и ценные письма вручается адресату с распиской о получении. Отправляются эти виды писем как в обычных конвертах, так и в больших под формат бумаги А5 и А4. Максимальный вес такой письменной корреспонденции должен быть не более 100 гр. В случае большего веса, почтовое отправление перейдет в класс бандеролей (заказных или с объявленной ценностью, соответственно).
Все регистрируемые почтовые отправления (заказные или ценные) могут пересылаться с уведомлением о вручении. В этом случае, после получения письма адресатом, Вы получите уведомление о том, что письмо было вручено. Уведомление о вручении также бывает простым или заказным.
Как ускорить доставку
Правило № 1 – обязательно указывайте почтовый индекс адресата. Все письма сортируются на автоматических линиях, где индекс считывается компьютером. При отсутствии индекса, письмо обрабатывается вручную, что занимает много времени.
Правило № 2 – простые письма желательно отправлять непосредственно в почтовом отделении, а не бросать в синий ящик на улице, где оно может пролежать до следующего дня.
Правило № 3 – отправлять письма лучше с главпочтамта (при наличии возможности), так как все отправления в любом случае сначала следуют на главный почтамт города, за исключением того, когда письмо идет внутри зоны обслуживания местного почтового отделения.
Правило № 4 – для ускорения доставки письма можно воспользоваться услугой отправления 1 класса. За счет специальной маркировки эти письма обслуживаются быстрее.
Правило № 5 – отправляйте письма через сервис Это избавит Вас от похода на почту, стояния в очередях и потери времени. Это особенно важно, учитывая, что тарифы на отправку практически такие же, как и на почте.
Как отслеживать отправления
При отправке регистрируемого письма (заказного или ценного) на руки выдается квитанция (в виде чека). В нем указан номер вида: 1626002201115 5 , где 162600 - индекс почтового отделения, 22 - служебный номер, 01115 - номер квитанции, 5 - контрольное число. На странице отслеживания отправлений на сайте Почты России нужно ввести весь код без пробела, т.е. в данном примере 16260022011155 .
Большинство почтовых клиентов, включая Gmail , Yahoo , Mail.ru , Microsoft Outlook , Mozilla Thunderbird , предоставляют возможность отправлять одно электронное письмо большому числу получателей. Обычно Вы можете сделать это с помощью функции Копия (на английском языке для ее обозначения принята аббревиатура СС ), или Скрытая копия (CCB ). При отправке сообщения в Копии получатели могут видеть электронные адреса других людей, которым также отправлено это письмо. Во втором случае личность дополнительных адресатов скрыта.
Добавление адреса получателя
Чтобы указать получателя (или получателей) электронного письма, введите его адрес электронной почты в поле Кому (То ):Некоторые почтовые клиенты позволяют просто вводить имя пользователя в поле, которое затем автоматически заполняется программой.
Если Вы используете это поле для отправки электронной почты нескольким людям, каждый из них сможет увидеть полный список других получателей.
Как создать копию электронного письма
Поле CC или Копия используется для обмена электронными сообщениями более опосредованным способом, чем поле Кому . Если Вы в своем электронном письме не обращаетесь напрямую к человеку, но хотели бы, чтобы этот человек следил за обсуждением в цепочке писем или просто был в курсе этой темы, поле Копия будет отличным вариантом. Адресат, который находится в Копии письма, получает непрочитанное письмо на свой почтовый ящике, как и тот, кто был помещен в поле Кому ; разница заключается только в том, кому первому Вы адресуете письмо в теле своей электронной почты. В профессиональном мире рассылка в Копии используется очень широко и служит для того, чтобы коллеги были в курсе разных событий и тем.Вы можете перечислить получателей электронной почты, просто введя список адресов в поле Копия , которое обычно находится сразу под полем Кому . Каждый в этой цепочке адресатов сможет видеть имена и адреса электронной почты всех других получателей:
Как создать скрытую копию электронного письма
Каждый почтовый клиент (Gmail, Outlook, Mozilla Thunderbird, Yahoo и т. д.) дает возможность отправителю письма обратиться к большому числу людей, не афишируя их данные перед другими пользователям в цепочке электронной почты. Эта функция называется BCC или Скрытая копия . Вы можете скрыть получателей, введя их адреса в поле Скрытая копия вместо использования полей Кому и Копия :Вы можете использовать эту функцию как для индивидуальных, так и для групповых писем. Это особенно полезно, если Вы хотите сохранить конфиденциальность своих контактов, защитить их от спама и нежелательных писем или же просто, если не хотите, чтобы Ваши получатели знали, кто получил такое же сообщение.
Поле Скрытая копия не всегда доступно по умолчанию для всех почтовых клиентов. Например, в Outlook Вам нужно будет зайти в Параметры , чтобы получить доступ к настройке; в Thunderbird нужно будет выбрать эту функцию из раскрывающегося меню; в Gmail нужно нажать кнопку Копия и Скрытая копия ; в Windows Live Mail Вам потребуется одновременно нажать клавиши Alt + B .
Изображение: © Руслан Нестеренко - 123RF.com
На сегодняшний день практически у каждого человека есть электронная почта (email), а то и несколько. При этом достаточно часто в электронной почте содержится большое количество важной информации. И ее потеря может быть хуже, чем если взять и отформатировать жесткий диск вашего компьютера. Поэтому забота о создании резервных копий, так называемых бэкапов, вашей почты - не менее важная задача, чем резервное копирование ваших документов . Но ее решение не столь тривиальное, как копирование файлов из одного места в другое. Даже если вы найдете файлы почтовых программ, в которых хранятся все ваши письма, вам сложно будет что-то с ними сделать. Попробуйте ответить себе на несколько вопросов: "как вы будете восстанавливать письма?", "как вам просмотреть одно из писем?", "как вы собираетесь искать нужное вам письмо в резервной копии?" и т.д. Практически на все вопросы нету однозначного ответа, или же он будет настолько сложен, что вы быстро от него откажитесь.
Рассматриваемый в обзоре класс утилит позволит вам не только сохранить ваши драгоценные письма в безопасном месте, но и выполнять с ними простые операции, такие как: просмотр, поиск и т.д.
Обзор бесплатных программ для создания бэкапа почты
MaiStore Home мощный инструмент резервирования почты
Позволяет создавать резервные копии всех сообщений электронной почты (email) из различных приложений и онлайн-сервисов, и хранить их в одном защищенном архиве . Утилита действительно умеет работать с огромными размерами. Это легко ощутить, для этого достаточно попробовать что-то поискать, и вы убедитесь, что скорость просто поражает. Она относится к разряду "один раз настроил - пользуешься". Утилита имеет достаточно гибкий интерфейс настройки восстановления из резервной копии. Так что вы всегда можете быстро восстановить все самое необходимое. Всегда помните, что утилита не создает резервные копии настроек учетных записей и контактов, хотя последнее вы всегда можете восстановить из писем.
Умеет создавать резервные копии:
- Microsoft Outlook 2000, XP, 2003, 2007, 2010, 2013
- Outlook Express, Windows Mail и Windows Live Mail
- Microsoft Exchange Server 2003, 2007, 2010, 2013
- Mozilla Thunderbird и SeaMonkey
- POP3 and IMAP (including webmail services such as Gmail and Yahoo)
- Microsoft Office 365 (Exchange Online)
- .eml и другие файлы
Для продуктов такого рода, MailStore достаточно часто обновляется. Это дает уверенность, что через год вам не придется заново искать подходящую утилиту, и по новой все настраивать. В некоторых моментах пользовательский интерфейс сделан немного угловато. Но, тем не менее, утилиту достаточно легко и просто использовать. Вы можете читать письма прямо из резервной копии, при этом это будет так же легко, как если бы вы читали их из почтовых клиентов. Вы даже можете отвечать на сообщения прямо из MailStore. Можно сказать, что это программа подойдет пользователям любого уровня.
KLS Mail Backup простая и качественная программа для создания бэкапа почты
это простая и качественная утилита, предназначенная для создания резервных копий электронной почты (email) множества популярных почтовых клиентов. Она так же позволяет бэкапить профили различных интернет-программ. Утилита использует широко известный формат Zip для сжатия и хранения электронных сообщений. Так что вы всегда сможете напрямую получить доступ к вашим сообщениям. Процессы создания и восстановления резервных копий представлены специальными мастерами настройки. Даже самый неопытный пользователь сможет быстро разобраться что к чему, и начать использовать. KLS Mail Backup бесплатна только для личного использования.
KLS Mail Backup не умеет работать с протоколами POP и IMAP. Это значит, что вы не сможете напрямую с сервера сделать бэкап вашей почты.
Различные продукты для создания бэкапов...
MozBackup это утилита для создания резервных копий следующих программ: MozSuite/SeaMonkey, Mozilla Firefox, Mozilla Thunderbird, Netscape, Flock, Sunbird, Spicebird, PostBox и Wyzo. Она сохраняет почту, закладки, адресные книги, пароли и т.д.
Comodo Backup это общего назначения утилита резервного копирования, которая так же позволяет создавать бэкапы электронной почты (email). Так же вам предлагается бесплатно 5 Гб онлайн-хранилища. Comodo работает за счет клиентов, которые используют онлайн-хранилища на коммерческой основе. Она поддерживает Thunderbird, Microsoft Outlook, Windows Live Mail и OutLook Express. Она так же позволяет создавать резервные копии файлов и папок.
MailBrowserBackup это простая портативная программа, которая обнаруживает и предлагает создать резервную копию Internet Explorer, Mozilla Firefox (профиль), Flock, Windows Mail, Windows Contacts (Win 7), Windows Live Mail, Mozilla Thunderbird, Opera (браузер и почта), Apple Safari, Google Chrome, SRWare Iron, FileZilla FTP-клиент и Windows Live Messenger Plus.
В Windows 7 вам необходимо будет запускать программу от имени администратора или того аккаунта, который связан с Windows Contacts, в противном случае утилита не сможет создать бэкап для него.
Microsoft предоставляет бесплатную программу резервного копирования для Outlook , которая создает резервные копии ваших pst-файлов. Работает с Outlook 2002 и более поздними версиями.
Gmail Backup (сайт более недоступен) это опенсурсное решение, которое позволяет по средствам протокола IMAP создавать резервные копии ваших электронных писем.
Руководство по быстрому выбору (ссылки на скачивание бесплатных программ для создания бэкапов почты)
MailStore Home
| Резервное копирование всех сообщений электронной почты из нескольких приложений и аккаунтов. Быстрый поиск. Легкость работы с бэкапами. Резервное копирование по протоколам POP3 и IMAP (включая веб-почты, такие как Gmail и Yahoo! Mail). Очень проста в использовании. | ||
| Требует Microsoft .NET. | ||
| ------------- | ||
| http://www.mailstore.com/en/mailstore-home-email-archiving.aspx | ||
| 5,5 MB 8.1 Free for private use only Windows 2000 / XP / Vista / 7 / 8 | ||
KLS Mail Backup
| Множество популярных почтовых клиентов. Понятный и простой инструмент для создания бэкапов. Использует zip-архивы для хранения вашей почты, так что у вас всегда есть прямой доступ к письмам. | ||
| Не поддерживает протоколы POP и IMAP. Это означает, что вы не можете создать бэкапов прямо с почтового сервера. | ||
К удивлению, многие люди, когда им требует отправить письмо сразу нескольким людям, просто перечисляют адреса в поле "Кому", это нормально, когда это письмо адресовано вашим коллегам или друзьям, но вот при рассылке писем группе клиентов, - вы таким образом показываете всем адреса и других получателей, фактически раскрывая свою адресную базу.
Любому из клиентов достаточно переслать это письмо вашему конкуренту и ваши контакты тут же утекут.
Странно, но многие далеко не глупые люди, с удивлением узнают, что если вам нужно отправить письмо множеству адресатов, чтобы они не знали друг о друге то для этого существует поле "Скрытая копия".
Например, для mail.ru это будет выглядеть так:
И так еще раз коротко: указали адреса в "кому" - всем видно кому вы отправили письма, указали в "скрытая копия" - каждый думает что письмо только ему.
И каждый получатель получит письмо где в поле "кому" будет только его адрес . Для других программ, если вы не можете найти где указать скрытую копию, то попросите кого-нибудь вам показать. Еще маленький момент, обязательно нужно указать один адрес в поле "кому", большинство программ или почтовых серверов вам не дадут отправить письмо без этого параметра.
И так, когда речь идет о рассылке предложения, новостей группе ваших клиентов - здесь практика использования скрытой копии однозначна, вы должны скрывать вашу адресную базу. Интересный момент с рассылкой письма вашим коллегам, здесь рекомендуют поступать по ситуации, например рассылка письма с просьбой прислать предложения (например по совершенствованию обслуживания клиентов) и если каждый коллега увидит, что такое же письмо получили и другие люди, то скорей всего отвечать не будет - понадеется на других, значит нужно использовать скрытую копию. Если же это поручение выполнить, то например указание в "кому" начальника вашего коллеги - просто сотворит чудеса, и ваше поручение будет выполнено.
Отдельный вопрос с поставщиками. С одной стороны указание всех получателей в копии, должно показать поставщику, что у вас есть выбор и он должен вам предложить хорошие цены. С другой стороны, менеджер получивший ваше письмо, видя что прислано не только ему, скорей всего отнесется к вашему запросу "прохладно". Лично по моему мнению, считаю что и в случае с поставщиками нужно использовать скрытую копию, хотя бы для защиты коммерческой тайны, но больше скорей для хороших отношений с менеджером поставщика.
Можете почитать недавний случай ошибки специалиста, когда все получатели увидели и других адресатов: Всем чмоки в этом чате , там правда народ солидный был - директора, но все же спама многие получили в ответ.
Ну и как всегда обсуждение в комментариях приветствуется.